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企业财会系统实施方案 北京市博立达软件公司 叶连恩叶连恩 |
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企业财会系统的电算化应用过程，是一个十分复杂的系统工程。从企业与财会软件 供应商之间的合作协议，到企业内部计算机部门、财务部门、业务部门、生产部门之间的 协调，都是十分困难而又重要的工作。尽管这几年来财会电算化的发展势头很猛，但我们 也不得不看到，由于缺乏科学的规范化的实施经验，很多企业在购买了财会电算化软件之 后，并没有得到真正有效的应用，束之高阁的很多，造成了极大的消费，也使一些企业对 管理现代化产生了怀疑，造成了严重的社会问题。长此以往，必将影响我国经济的进一步 发展。 本文将对实施过程的每一个步骤作较为详细的描述，并就财会软件供应商与企业之间 的服务体系的建立提出自己的见解，力求为企业提供一条行之有效的实现财会电算化的道 路。 一、实施的涵义 企业建设财会电算化的实现过程，最好的途径是与专业性的财会软件公司进行合作， 以现有财会软件为蓝本，根据自身的需求特点来定做本企业的财会系统。这样做比定点开 发或直按购买通用财会软件，至少有以下的优点： ·避免重复开发，缩短软件开发周期，减少投资风险。 ·企业的特殊需求能得到充分的满足和保证。 ·易于向业务系统、生产管理系统扩展和移植。 ·保证技术支持和产品服务。 企业选择什么样的软件供应商进行合作，这是关系到能否真正实现电算化的大事。主 要应从以下几点考虑选择： ·能否提供应用生成技术。 ·能否提供软件集成技术。 ·能否支持二次开发。 ·售后服务体系是否健全。 所谓应用生成技术主要包含以下一些思想： ·系统功能可以任意组装和裁剪。 ·提供自定义和参数设置接口。 ·系统基本标准的应用开发平台。 ·提供应用生成工具，便于进行二次开发。 只有具有这样的技术基础的软件公司，才能为企业建立专用的财会信息系统，满足企 业的特殊需求。 企业在与这样的软件公司签订销售合同之后，实施过程就要开始。因此，就实施的概 念来说，它是发生在销售合同之后，对销售合同进行具体实现的行为过程。 规范化的实施过程主要包括以下几个步骤： （１）项目计划。确立双方参与的实施人员、实施期间、内容以及双方的责任和权利 。 （２）环境建设。就销售合同签订的硬件运行环境进行安装和调试。 （３）软件安装。就销售合同签订的软件运行环境进行安装和调试。 （４）技术培训。对企业各级人员进行软件教育。 （５）试运行。就双方确定的财务数据进行软件的试运行，使软件不断与本企业使用 人员融合，并提交试运行报告，确认软件的准确性。 （６）并行运行。与手工账务同步运行软件系统，实时检测软件的使用情况。 （７）电算化管理制度。企业应建立一整套财会电算化以后的管理制度，以保证系统 正常运行，达到“甩账”目的。 充分地按照这一过程来实现财会电算化，是企业投资效益得到有效保证的重要手段。 实践证明，这一套方法是行之有效的。 二、规范化实施流程 首先，向大家提交规范化实施流程图，并以此作详细的描述（如图１）。 @@497-98T1.PCX;图一@@ １．实施计划确认 这是实施过程中最为重要的一步，对实施任务的确定、双方的责任和权利的明确，是 顺利完成实施的关键一步。双方应就实施过程的各个环节、参加人员等进行协商，并签订 《实施计划确认书》。 在《实施计划确认书》中，应明确以下几个方面内容： （１）环境确定 系统运行环境包括硬件环境和软件环境。 ·硬件环境包括：机器数量；连接方式，指明所要采用的网络；权利和义务，应指明 硬件设备由哪方提供，应在何时建立起安装环境。 ·软件环境包括：各机器间的网络连接；实施过程将要安装的财会系统模块；权利和 义务应指明由哪方提供软件，在何时完成安装。 （２）实施过程和步骤 应指明实施过程每一步聚的起止日期、甲乙双方参加人员、具体的日程安排以及每一 过程的验收标准。 （３）实施结束 应明确甲、乙双方参加人员在规定时间内对安装环境的测试所应达到的要求。这一步 骤，双方应在实施完成认定书上签字，确认实施阶段结束。 （４）试运行和验收 应明确由哪方对软件进行试运行及验收的标准。在这一步骤，双方应在试运行完成认 定书上签字，确认软件已达到“甩账”的要求。 （５）双方代表的签字 根据《实施计划确认书》，责任者一方完成环境建设和软件安装。 ２．技术培训。 软件教育是熟悉一套应用软件的重要环节，由于财会软件面向的是非计算机专业的财 务人员，因此软件教育更为重要。有人认为参加培训花费太高，对此美国ＳＳＡ公司有一 段著名的观点，笔者在此作一摘录： “一些人觉得培训要有一定的花费，并不值得。事实上，一种精辟的论点是：比培训 花费更高的是没有培训。在这里，我们认为：比没有培训花费更高的是不恰当的培训”。 因此，对软件培训的组织、筹划，以及双方的协调是十分重要的。对财会软件的培训 组织应注意以下几点： （１）专一培训 很多公司在培训的安排上把许多不同的企业安排在同一场所提供培训，这样泛泛的讲 述并不能起到好的效果。笔者认为，对单一的企业进行专门的培训将起到更好的效果。因 为，这样培训可以针对企业的特殊需求和关心的问题进行讲述。 （２）分级培训 由于财会软件涉及面比较广，各类人员应接受不同的培训课程，因此在组织培训时应 注意分级培训。下面是我们ＰａｎＬＥＡＤ公司分级培训的实例（见表１、表２）：表一 (497-98B1.PCX)表二 (497-98B2.PCX) 相应的培训课程安排也体现了分级培训的概念。 （３）加强操作练习 对财会人员的培训，首先有一个对计算机的认知过程，因此培训应做到人手一机，加 强实际的操作，让培训人员亲身感受用计算机进行操作的一些技巧和规则，这对加深软件 的理解很有帮助。 （４）培训考核 考核是对培训成果进行检验，对培训安排考核，至少有以下的几点好处： ·加强学员的学习意识和责任； ·掌握本期培训的效果； ·加深学员对整个软件运行过程的体会； ·提高学员的独立工作能力。 因此，对考核应注重实务，尽量按实际工作的需要来安排考核内容。 ３．试运行 财务软件的运行必须保证其严格的准确性和安全性。企业财务人员从接受培训到熟练 运用是需要一段过程的，在这一过程中，往往由于工作习惯、操作失误或考虑不周产生一 些错误，因此对财务软件安排一定时期的试运行是完全必要和必需的。通过试运行，可以 使企业财务人员和财务软件充分地融合，发现问题，改进缺陷，满足本企业的特殊需求。 在试运行前，供需双方应对试运行的数据、参加人员、起止日期进行协商，执行试运 行的一方应提交《试运行计划书》。 试运行数据最好选择企业已经结算完成、能提供明确结果的近期数据。企业在试运行 过程中应注意： （１）专人负责。应落实几个已按受过培训的人员负责进行试运行，企业管理人员应 控制试运行的进展。 （２）接受指导。因为在试运行阶段，操作人员对软件的整体结构还不十分清楚，因 此在遇到疑问时，不必盲目地去操作，应及时与软件供应商联系，以得到他们的帮助。 （３）记录与总结。操作人员应对操作的每一步做好记录，并及时总结已完成的工作 ，以便双方有确实的数据和报告作试运行总结。 （４）结果确认。经过一段时间的试运行，企业操作人员经过了对财务业务从账务处 理至报表输出的过程，供需双方人员应对软件的运行情况和结果作仔细分析，确认其结果 的准确性，并在《试运行完成认定书》上签字，证明试运行阶段的结果。 ４．并行运行 在并行运行阶段，要求企业每一个财务人员同时用手工和计算机进行账务处理，对软 件进行每一步实时的检测，并体会软件的优点和与手工处理方法的不同。 并行运行一般经历两个过程： 第一过程是以手工账务为基础，核对计算机的账务数据。 第二过程是以计算机的账务数据为基础，来核对手工账务数据。这样在经过一般时间 之后，操作人员就会渐渐习惯于用计算机来进行处理，而对手工做账感到累赘，随着电算 化财务管理制度的建立健全，就能达到“甩账”的目的。 ５．电算化财务管理制度 建立一套财务电算化管理制度是十分必要的。再好的软件，如果没有管理制度的保障 ，也会产生重大的问题。财务电算化管理制度应对人员的操作规范、安全机制、加断电制 度作出详细的说明，并岗位分工明确、责任到人。要人人落实，严格遵守。重在提高人员 的素质，养成良好的工作习惯，杜绝一切隐患。 ６．“甩账” “甩账”是财会电算化过程的一个术语，即达到用计算机来处理全部的账务数据。企 业的财务实现电算化之后，就为企业管理信息系统的建设打下了坚实的基础，企业就可向 现代化的管理迈进。 三、服务体系的建设 服务行业的兴起，是中国社会发展的一个显著特点，软件产业走上正规，建立全方位 的服务体系是十分必要的。目前很多公司都在标榜自己的服务，用“服务周到”来吸引用 户，但由于缺乏科学化的意识和手段，往往只有良好愿望而实际效果不佳。 １．热线 有效利用现代化的通信网络进行服务，是一个可取的办法。对于远程的用户，软件公 司可以用Ｍｏｄｅｍ通过电话线来检测企业使用情况，并解决其现场问题（见图２）。 @@497-98T2.PCX;图二@@ ２．产品化服务 服务的产品化是国外提高服务质量的一个有效经验。通过产品化服务，双方确立了供 需的关系。对服务的质量和成效就可以用价值来体现，这样就有了法律评判的依据。 ３．服务规范 产品化的服务要求遵循一定的规范，在服务发生以前，应明确本次服务应解决的问题 ，被服务方应提出明确的需要解决的问题及完成的期限，服务方应针对此提供解决办法， 及时解决问题。这样，公司才能树立良好的信誉，在激烈竞争的市场中立足。 四、结束语 １．财会系统实施过程应遵循一条规范化流程。 ２．规范化实施流程一般经过：项目计划、环境建设、技术培训、试运行、并行运行 直至确立电算化管理制度达到甩账等几个过程。 ３．没有培训是糟糕的，草率、不正确的培训则更糟糕。 ４．健全的服务体系是公司产品的延续，是客户使用的保证。 ５．服务产品化是高质量服务的保证。遵循行之有效的服务规范即是向用户提供良好 的服务产品。 （计算机世界报 1994年 第25期） |
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